Consignación de implantes en clínicas: cómo controlar lo que se usa en cada cirugía

La consignación es la forma de trabajar de casi todas las casas comerciales de implantes en Colombia: dejas cajas de instrumental y material en la clínica, el cirujano usa lo que necesita y tú facturas lo que se gastó. Funciona porque la clínica no tiene que comprar inventario. El riesgo es tuyo: mientras el material está allá, sigue siendo tuyo, y si no sabes exactamente qué pasó con cada pieza, pierdes dinero.

Dónde se pierde el dinero

Las pérdidas en consignación casi nunca son un robo. Son pequeñas fugas que nadie ve hasta el cierre del mes:

• Material gastado que nunca se factura. La hoja de gasto se quedó en la clínica, se perdió o llegó incompleta.
• Material vencido en una clínica. Nadie revisó los vencimientos de lo que estaba en consignación.
• Cajas incompletas. La caja volvió con piezas de menos y nadie lo notó hasta la siguiente cirugía.
• Diferencias entre lo facturado y lo implantado. La clínica factura a la EPS con un detalle y tú con otro, y la glosa llega meses después.

Los cuatro documentos que deben cuadrar

Para controlar la consignación, cuatro documentos tienen que contar la misma historia:

1. Remisión de salida: qué cajas, piezas y lotes salieron para qué clínica.
2. Hoja de gasto: qué piezas y lotes se usaron en qué cirugía y en qué paciente, firmada por el instrumentador o la clínica.
3. Retorno: qué volvió a bodega y en qué estado.
4. Factura: lo que se cobró.

La regla es simple: salida = gasto + retorno + lo que sigue en la clínica. Si la ecuación no cuadra por lote, hay una fuga.

Una rutina que funciona

Después de cada cirugía

• Registra la hoja de gasto el mismo día, con lote y paciente, no solo con referencia.
• Toma foto del material entregado y de la hoja firmada. La foto resuelve la mitad de las discusiones posteriores.

Cada semana

• Concilia por clínica lo que salió, lo que se gastó y lo que volvió.
• Revisa los vencimientos del material en consignación de los próximos 90 días.

Cada mes

• Haz conteo físico en las clínicas con más movimiento.
• Compara lo gastado con lo facturado, cirugía por cirugía.

Por qué el Excel se queda corto

El Excel sirve cuando son pocas clínicas y una sola persona lo lleva. Se rompe cuando:

• Varias personas lo editan y nadie sabe cuál versión es la buena.
• El instrumentador manda la hoja de gasto por WhatsApp y alguien tiene que transcribirla.
• Necesitas saber, por lote, en qué clínica está o en qué paciente terminó.

En ese punto, el problema ya no es de disciplina sino de herramienta: el registro tiene que ocurrir donde ocurre el trabajo, en la bodega y en la cirugía, no al final del día en un archivo.

Cómo lo resuelve SurgiX 360

SurgiX 360 está hecho para este flujo: la solicitud, el requerimiento, el despacho, la cirugía y el gasto quedan conectados. La remisión y la hoja de gasto llevan numeración propia, el inventario se lleva por lote, vencimiento y ubicación (incluida cada clínica en consignación), y la app de campo registra entregas y retiros con foto. Así la ecuación de la consignación se cuadra sola.

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