Excel, ERP o software especializado: cómo llevar la trazabilidad de implantes en Colombia

Toda casa comercial de implantes lleva la trazabilidad de alguna forma. La pregunta no es si la tiene, sino cuánto tarda en responder ¿a qué pacientes fue el lote L-2026-005? cuando llega una alerta sanitaria y el plazo de 72 horas empieza a correr.

En Colombia hay tres formas comunes de hacerlo. Esta guía las compara con las preguntas que hace el día a día: la alerta del INVIMA, la consignación en clínicas y la factura.

1. Excel y carpetas compartidas

Es el punto de partida de casi todas las casas comerciales. Una hoja de inventario, otra de consignación, las remisiones en PDF y las hojas de gasto escaneadas.

Funciona bien mientras: son pocas clínicas, pocas cirugías al mes y una sola persona actualiza todo.

Se rompe cuando:

• Dos personas editan versiones distintas del mismo archivo.
• Una caja vuelve incompleta de la clínica y nadie lo anota.
• Llega una alerta y hay que cruzar a mano la factura de importación, el inventario, las remisiones y las hojas de gasto para encontrar los pacientes.

2. Un ERP genérico (Siigo, World Office, SAP)

Un ERP resuelve la contabilidad, la facturación electrónica y el inventario general. Muchas casas comerciales ya tienen uno.

Funciona bien para: contabilidad, nómina, cartera e inventario de bodega.

Le falta:

• El recorrido de la cirugía: solicitud, requerimiento, despacho, cirugía y hoja de gasto.
• El lote hasta el paciente. El ERP sabe a qué clínica se vendió, pero no a quién se le implantó.
• La consignación por clínica, con vencimientos y reposición.
• El formato del expediente INVIMA, que termina armándose en Excel.

Pregunta útil si ya tienes uno: ¿cuánto tardarías hoy en listar los pacientes que recibieron un lote específico?

3. Software especializado para casas comerciales

Son programas hechos alrededor del flujo de una casa de implantes. Existen en otros países, como Argentina, México y Estados Unidos, pero están atados a su propio regulador y su propia facturación electrónica.

Qué debería tener uno pensado para Colombia:

• Trazabilidad de cada lote hasta el paciente, la clínica, el cirujano y la fecha.
• Inventario por lote, vencimiento y ubicación, también dentro de cada clínica.
• Expediente para el INVIMA armado con los datos que ya se cargaron.
• Factura electrónica validada por la DIAN que salga de la hoja de gasto, sin volver a digitar.
• Una app para que mensajeros e instrumentadores registren entregas y retiros con foto.

Comparación rápida

	Excel	ERP genérico	Software especializado
Lote → paciente	A mano	No	Sí
Consignación por clínica	A mano	Parcial	Sí
Alerta INVIMA en 72 h	Horas o días	Horas o días	Segundos
Factura electrónica DIAN	No	Sí	Sí
Contabilidad	No	Sí	Depende del programa

Dónde encaja SurgiX 360

SurgiX 360 es un software especializado hecho en Barranquilla para casas comerciales colombianas. Sigue cada cirugía del pedido a la factura, arma el expediente INVIMA con lo que ya cargaste e incluye la contabilidad con el PUC colombiano, así que la hoja de gasto termina en una factura electrónica validada por la DIAN y en un comprobante que cuadra.

Si hoy usas Excel o un ERP, la forma más rápida de saber si te sirve es probar con un lote real: en la demo escribes un número de lote y ves a dónde fue.