Remisión de material de osteosíntesis: qué datos debe llevar para cumplir con el INVIMA y con la clínica

La remisión es el primer documento de la cirugía. Sale con el material desde la bodega, lo recibe la clínica y después se compara con la hoja de gasto para facturar. Si sale incompleta, pasan dos cosas: la clínica puede devolver el material en la puerta, y el día de una alerta sanitaria nadie sabe con certeza qué lote fue a qué quirófano.

Esta guía explica qué datos debe llevar una remisión de material de osteosíntesis, de dónde salen esas exigencias y por qué las clínicas las rechazan.

¿Hay una norma que diga qué columnas debe tener?

No exactamente. Ninguna norma del INVIMA define el formato de una remisión. Lo que sí existe es:

• La obligación de trazabilidad. El Decreto 4725 de 2005 exige a importadores y distribuidores de dispositivos médicos llevar registros que permitan saber a quién se entregó cada producto. En los implantables, esa cadena llega hasta el paciente. La remisión es donde queda escrito a qué clínica salió cada lote.
• Las exigencias de las clínicas. Las IPS piden datos concretos en la remisión como condición para recibir el material. Por ejemplo, la carta de compromiso de proveedores de osteosíntesis del Hospital San Vicente Fundación pide remisiones en español con el nombre y la cédula del paciente, el quirófano, la referencia y cantidad exacta, el registro INVIMA y el número de lote. Si la documentación está incompleta, el material se devuelve.

En la práctica, la remisión debe cumplir las dos cosas: tener los datos que te piden para la trazabilidad y los que pide cada clínica a la que despachas.

Qué debe llevar la remisión

Encabezado

• Número de remisión consecutivo y fecha de despacho.
• Casa comercial: razón social, NIT, dirección y teléfono.
• Clínica destino y ciudad.
• Paciente y su documento de identidad.
• Cirujano, procedimiento y fecha de la cirugía.
• Quirófano u hora programada, si la clínica lo pide.
• Entidad responsable (EPS, aseguradora o particular) y número de autorización, si ya lo tienes.

Por cada ítem

Estas son las columnas que no deberían faltar:

Referencia	Descripción	Registro INVIMA	Lote o serie	Vencimiento	Cantidad
1234-35-020	Tornillo cortical 3.5 × 20 mm	INVIMA 20XXDM-00XXXXX	L-2026-005	2031-03	12

• Referencia y descripción tal como aparecen en el rótulo del fabricante.
• Registro sanitario INVIMA vigente del producto. La clínica lo puede verificar en la consulta pública del INVIMA.
• Lote o serie. Sin este dato la remisión sirve para entregar, pero no para responder una alerta.
• Fecha de vencimiento, sobre todo en material estéril.
• Cantidad exacta. Es el número contra el que después se cuadra la hoja de gasto.

Cajas e instrumental

El material de osteosíntesis suele salir en cajas o sets con instrumental prestado. Anota el número o código de cada caja y su contenido, o adjunta la lista de la caja. Así, cuando vuelva, se puede revisar qué falta.

Entrega y recibo

• Quién despacha y quién transporta el material.
• Quién recibe en la clínica, con nombre, firma, fecha y hora.
• Observaciones: material faltante, cajas incompletas o cambios de última hora.

Algunas clínicas piden además la tarjeta de implante por producto, copias adicionales de la remisión o una carta que autorice al mensajero. Pide a cada clínica su lista de requisitos para proveedores y ajusta el formato una sola vez.

Por qué te devuelven la remisión

• Falta el lote o el registro INVIMA de uno o más ítems.
• El registro sanitario no corresponde a la referencia o ya no está vigente.
• Faltan los datos del paciente o no coinciden con la programación de la cirugía.
• Las cantidades no coinciden con lo que viene en la caja.
• La remisión está a mano, ilegible o tachada, o no está en español.
• El material llega sin remisión, o con una remisión de otra cirugía.

Cada devolución retrasa la cirugía y desgasta la relación con la clínica. La mayoría se evita con un formato que no deje enviar la remisión si falta un dato.

Remisión, hoja de gasto y factura: qué es cada una

Documento	Qué dice	Quién lo hace
Remisión	Qué material salió, con qué lotes, para qué clínica y qué paciente	La casa comercial, al despachar
Hoja de gasto	Qué se usó de verdad en la cirugía	El instrumentador, al terminar la cirugía
Factura electrónica	Qué se cobra, validado por la DIAN	La casa comercial, después de cuadrar

La remisión no reemplaza la factura: es el soporte de lo que salió. Lo que se cobra sale de la hoja de gasto, y por cada remisión tiene que cuadrar que lo despachado = lo gastado + lo devuelto + lo que queda en consignación.

Cómo se ve esto en SurgiX 360

En SurgiX 360 la remisión sale numerada y los ítems se toman del inventario, que se lleva por lote, vencimiento y ubicación. Por eso cada línea ya trae su referencia, su lote y su registro, sin volver a digitarlos. La app de campo registra la entrega con foto, y después la hoja de gasto se arma a partir de la misma remisión. Si llega una alerta, se sabe en minutos a qué clínica y a qué paciente fue cada lote (cómo funciona la trazabilidad de lotes).

Lista de chequeo

• La remisión tiene número consecutivo y fecha.
• Trae clínica, paciente con documento, cirujano, procedimiento y fecha de cirugía.
• Cada ítem tiene referencia, descripción, registro INVIMA, lote o serie, vencimiento y cantidad.
• Las cajas están identificadas y con su contenido.
• Hay firma, fecha y hora de quien recibe en la clínica.
• Cumple los requisitos propios de la clínica destino.

Esta guía es informativa y no reemplaza la asesoría regulatoria ni contable. Verifica los requisitos vigentes con el INVIMA, la DIAN y las clínicas con las que trabajas.

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Fuentes: Decreto 4725 de 2005 (registros de trazabilidad de importadores y distribuidores de dispositivos médicos), INVIMA y carta de compromiso de proveedores de osteosíntesis del Hospital San Vicente Fundación.