Software de trazabilidad de implantes: cómo elegir uno
Para casas comerciales, distribuidores e importadores de osteosíntesis, columna, maxilofacial y ortopedia en Colombia. Qué debe hacer el sistema, qué preguntarle al proveedor y cuándo vale la pena dejar el Excel.
Una casa comercial de implantes no vende cajas: vende cirugías. Cada una mueve material prestado, lotes que terminan en un paciente, una hoja de gasto que se vuelve factura y, a veces, una alerta del INVIMA que hay que responder en 72 horas. El software que elijas tiene que seguir ese recorrido completo, no solo el inventario.
Las 10 cosas que debe hacer
1. Liga cada lote con el paciente
Desde la importación hasta la cirugía: qué lote entró, a qué clínica salió y qué paciente lo recibió. Si el sistema solo lleva referencias y cantidades, sirve para inventario, pero no para trazabilidad.
2. Encuentra un lote en segundos
La Resolución 4816 de 2008 pide reportar al INVIMA las alertas y los eventos serios dentro de las 72 horas siguientes. Escribir un lote y ver pacientes, clínicas, cirujanos y fechas tiene que ser una búsqueda, no una semana de llamadas.
3. Lleva la consignación por clínica
El inventario por lote, vencimiento y ubicación, también dentro de cada clínica. Así se sabe qué hay en cada una, qué se gastó y qué está por vencer.
4. Maneja cajas e instrumental prestado
El material de osteosíntesis sale en cajas y kits. El sistema debe saber qué salió en cada caja y qué volvió.
5. Conecta la remisión con la hoja de gasto
La hoja de gasto debe armarse a partir de la remisión, con los mismos lotes. Por cada remisión tiene que cuadrar: lo despachado = lo gastado + lo devuelto + lo que queda en consignación.
6. Factura desde la hoja de gasto
La factura electrónica validada por la DIAN debe salir de la hoja de gasto, sin volver a digitar. Cada vez que se copia un dato de un sistema a otro aparece un error.
7. Tiene los datos que pide el INVIMA
Registro sanitario, lote o serie y vencimiento por producto, y los registros de importación, almacenamiento, salidas y tecnovigilancia, listos para cuando los pidan.
8. Funciona en el celular, en la clínica
Mensajeros e instrumentadores deben registrar entregas, retiros y hojas de gasto desde el celular, con foto. Si el dato se anota en papel para pasarlo después, llega tarde.
9. Cuida los datos de los pacientes
Los datos de salud son datos sensibles según la Ley 1581 de 2012. Cada persona debe entrar con su propia cuenta, ver solo lo de su rol, y cada cambio debe quedar registrado con quién lo hizo y cuándo.
10. Está hecho para Colombia
INVIMA, tecnovigilancia colombiana, factura electrónica de la DIAN, en español y con soporte en el mismo huso horario. Un programa extranjero está hecho para su propio regulador y su propia facturación.
Preguntas para hacerle a cualquier proveedor
- Si mañana llega una alerta del lote X, ¿cuánto se tarda en mostrarme los pacientes? Pide que lo hagan en la demo.
- ¿Cómo veo lo que tengo en consignación en cada clínica y lo que está por vencer?
- ¿La factura sale de la hoja de gasto o hay que digitarla otra vez?
- ¿Cómo pasan mis datos actuales al sistema y quién lo hace?
- ¿Quién puede ver los datos de los pacientes y queda registro de quién cambió qué?
- ¿Qué incluye el precio: usuarios, facturas, implementación y soporte?
La primera es la más reveladora. Si en la demo no pueden buscar un lote y mostrarte los pacientes, el día de la alerta tampoco van a poder.
Excel, ERP o software especializado
- Excel y carpetas compartidas: sirven para empezar, pero los datos quedan repartidos y la trazabilidad depende de que alguien cruce las hojas a mano.
- ERP genérico: resuelve inventario, contabilidad y facturación, pero no está pensado para ligar lotes con pacientes ni para la consignación por clínica.
- Software especializado: sigue el recorrido de la cirugía, del pedido a la factura, con el lote de cada paciente.
La comparación completa está en Excel, ERP o software especializado.
Dónde encaja SurgiX 360
SurgiX 360 es un software de trazabilidad quirúrgica y contabilidad hecho en Barranquilla para casas comerciales de implantes en Colombia. Sigue cada cirugía de la solicitud a la factura: despacho con remisión numerada, cirugía, hoja de gasto y factura electrónica validada por la DIAN. Lleva el inventario por lote, vencimiento y ubicación, también dentro de cada clínica; busca un lote y muestra en segundos los pacientes, clínicas y cirujanos donde quedó; y arma el expediente del INVIMA con los datos que ya se cargaron. Funciona en la web, Windows, macOS y Android, y se usa todos los días en una casa comercial de implantes en Colombia.
Cuándo no es para ti: si eres una clínica o un hospital, SurgiX 360 no reemplaza tu historia clínica ni tu sistema hospitalario: está hecho para el proveedor que despacha el material. Y si vendes fuera de Colombia, la facturación y los formatos del INVIMA no te van a servir.
Preguntas frecuentes
¿Qué software sirve para la trazabilidad de implantes en Colombia?
Hay tres caminos: Excel, un ERP genérico o un software especializado. Para una casa comercial de implantes, el especializado es el que liga cada lote con el paciente, lleva la consignación por clínica y responde una alerta del INVIMA en minutos. SurgiX 360 es un software de este tipo, hecho en Colombia para casas comerciales de osteosíntesis, columna, maxilofacial y ortopedia.
¿Qué debe hacer un software de trazabilidad de material de osteosíntesis?
Ligar cada lote con el paciente, encontrar un lote en segundos, llevar la consignación por clínica, manejar cajas e instrumental, conectar la remisión con la hoja de gasto, facturar desde la hoja de gasto, tener los datos que pide el INVIMA, funcionar en el celular, proteger los datos de los pacientes y estar hecho para la norma colombiana.
¿Sirve Excel para la trazabilidad de implantes?
Sirve para empezar, pero se queda corto cuando crecen las cirugías: los datos quedan repartidos en varias hojas, no hay registro de quién cambió qué y, cuando llega una alerta, hay que cruzar a mano remisiones y hojas de gasto para encontrar a los pacientes.
¿Un ERP sirve para una casa comercial de implantes?
Un ERP genérico resuelve inventario, contabilidad y facturación, pero está pensado para cualquier empresa. No suele ligar el lote con el paciente ni seguir la consignación por clínica y la hoja de gasto de cada cirugía sin desarrollos a la medida.
¿El INVIMA exige usar un software específico?
No. El INVIMA exige que importadores y distribuidores de dispositivos médicos lleven registros que permitan la trazabilidad (Decreto 4725 de 2005) y que reporten alertas y eventos en los plazos de la Resolución 4816 de 2008. El software es la forma de tener esos datos completos y a tiempo.
Más guías en el blog: cómo responder una alerta del INVIMA en 72 horas, qué debe llevar la remisión y cómo cuadrar la hoja de gasto.